برگزاری جلسات در سازمان‌ها، موضوعی است که بیشتر افراد در مورد کیفیت و نحوه برگزاری آن انتقادات زیادی به آن دارند. از نداشتنِ هدف جلسه گرفته تا کسی که باید صحبت‌ها را صورت جلسه کند، جزوی از این موارد هستند. بیشتر این نوع جلسات، وقت‌گیر و حوصله‌سر بر هستند و به جرات می‌توان گفت زمان مفید زیادی را به خود اختصاص می‌دهد. برخی دیگر نیز در جلسات به دنبال تلافی کردن یا مچ‌گیری هستند.
یک جلسه چگونه و با چه هدفی می‌تواند برگزار شود؟
بگذارید مثالی برایتان بگوییم. پيتر فوانسوآ در يكي از وزارتخانه‌های پيشگام دولت فرانسه دبير جلسه بود. او عاشق جلسه بود. او با مسرت مي گفت: “جلسات فرصت خوبي هستند برای خراب كردن نقشه‌های ديگر وزراء”.
هدف از جلسات براي خيلي از مديران نامشخص است. بعضی از جلسات به اين دليل برگزار می‌شوند كه هميشه برگزار می‌شوند. بقيه جلسات راه مناسبی برای گرفتار نشان دادن خود و در عين حال شريك شدن و اجتناب از قبول مسئوليت شخصی برای هر چيز. خيلي از جلسات بيشتر از حد طول می‌كشد. ملكه روش مؤثری برای كوتاه نگه داشتن جلسات دارد.
یا در مثالی دیگر، وقتی شورای سلطنتی انگلستان متشكل از وزرای ارشد با ملکه ملاقات می‌كنند، جلسه به صورت ايستاده برگزار می‌شود. حتی سياستمداران حرّاف وقتی مجبور باشند بايستند سريع‌تر صحبت می‌كنند.
شايد فكر كنيد پرداختن به اين مسائل بسيار بديهی است اما آنچه كه باعث دردسر است، فراموش كردن بديهيات در گير و دار زندگی است.
آزمون اصلی برای هر جلسه ساده است: ” در نتيجه اين جلسه، چه تفاوتي ايجاد خواهد شد؟ ” اگر تفاوتی ايجاد نخواهد شد وقت را به بهره‌وری بيشتر صرف كنيد، برويد در كنار ماشين قهوه، گفتگو كنيد.
پاسخ به سه سوال برای برگزاری جلسات
یکی از راهکارهایی که می‌تواند به برگزاری جلسات مفید کمک کند، استفاده از مواردی است که شما را در قالب یک استاندارد مشخص برای گرفتن نتیجه مشخص از جلسه هدایت کند. برای این منظور می‌توانید در جلسات‌تان، سوالات زیر را از خودتان بپرسید:
- از جلسه چه آموختم؟!
- به جلسه چه كمكی كردم يا از آن چه چيزی بدست آوردم؟!
- در نتيجه اين جلسه، من و بقيه چه كاری را متفاوت انجام خواهم داد؟!
پاسخ به سوالات بالا، برای تمامی شرکت‌کنندگان در جلسه می‌تواند نتایج مناسبی در پی داشته باشد. اگر به جلسه‌ای دعوت شديد كه انتظار داريد پاسخ هر سه سؤال را خالی بگذاريد، در آن جلسه شرکت نکنید. اگر هم افراد را دعوت می‌كنيد تا در جلسه شما شركت كنند، فقط كسانی را دعوت كنيد كه بتوانند در پايان جلسه به هر سه سؤال پاسخ بدهند.
جلسه یا در معرض دید قرار گرفتن؟
يك خطای كلاسيك، رفتن به جلسه‌ای است تا در معرض دیدِ مدیران ارشد قرار بگیرید. اگر اين كار را بكنيد و چيزي برای عرضه نداشته باشيد، در اين صورت به هدف در معرض ديد قرار گرفتن خواهيد رسيد:
همه مديران ارشد اكنون به اين نتيجه می‌رسند كه “شما كسی هستيد كه چيز مفيدی براي گفتن يا عرضه كردن ندارد.” اين بهترين راه برای كسب شهرت نيست. البته شايد دليلش اين باشد كه دستور رسمی جلسه چيزی به شما نشان نمیدهد.
حياتی‌ترين بخش جلسه ممكن است ٥ دقيقه قبل و بعد از جلسه رسمی باشد. شايد فرصت كنيد تا سريع كساني را ببينيد كه دست يافتن به آنان خيلی سخت بوده تا با آنها قرار بگذاريد و بعداً جلسه پرباری با آنها برگزار كنيد.
انجام چه کارهایی برای برگزاری جلسات هدفمند توصیه می‌شود؟
برای اینکه جلسات هدفمند داشته باشید، انجام کارهای زیر توصیه می‌شود:
- داشتن دستور جلسه كه شامل مسائل و موضوعاتی است كه به آن پرداخته خواهد شد
- مطالعه دستور جلسه پيش از آن در هريك از دپارتمان‌ها و بررسی گزينه‌ها
- انجام وظايف و مسئوليت‌های جلسات گذشته و تهيه گزارش آنها مخصوص جلسه
- مدیریت کردن زمان برگزاری جلسه
- تعيين نقش “ثبت‌كننده ” برای هر جلسه كه نكات و جمع بندی‌ها را يادداشت کند
- تعيين نقش “جهت ده” در جلسات، كه بتواند سمت و سوی مباحث را به سمت دستور جلسه هدايت كند.
- داشتن افراد خلاق و مبتكر تا بتوانند ايده هاي مطرح شده را جمع‌بندی و ايده‌ای جامع و خالق بدست آوردند، به خصوص برای جلساتی كه خلق ايده اهميت زیادی دارد.
شاید با رعایت مواردی که در بالا به آن اشاره کردیم، بتوانید انتظار داشته باشید تا جلسات‌تان به شکل بهتری برگزار شوند و نتیجه‌ی ساعت‌ها صرف وقت در اتاق جلسات، خروجی مفیدی به همراه داشته باشد. از آنجاییکه تصمیم‌گیری در مورد تغییر یا بهبود فرآیند برگزاری جلسات، از جانب مدیریت انجام می‌شود، بهتر است اگر شما مدیر سازمانی هستید به این موضوع بیشتر فکر کنید و اگر عضوی از یک سازمان هستید و با این چالش روبرواید، برای اینکه به یک فرد تاثیرگذار تبدیل شوید، فرصت خوبی باشد تا مولد یک تغییر باشید.
تجربه شما از شرکت کردن در جلسات چیست؟ فکر می‌کنید انجام چه کارهای دیگری می‌تواند به برگزاری جلسات خوب منجر شود؟
