هر نرم افزار برنامه ریزی پروژه باید:
- قابلیت طراحی و اعمال تغییرات احتمالی را در گانت چارت و فلوچارت (از جمله نمودار PERT و CPM) داشته باشد.
- قابلیت ارائه تصویر نهایی و کلی برنامه را قبل از چاپ داشته باشد.
- قابلیت بالایی در رسم نمودارها، جداول و محاسبات بودجه داشته باشد.
- توانایی مطابقت دادن جدول زمانی بودجه با ایام هفته و تعطیلات سالیانه را داشته باشد.
- به شما این امکان را بدهد که برای وقایع و پیشامدهای احتمالی چند سناریو طراحی کنید و نیز به راحتی بتوانید اطلاعات را به روز کنید.
- در صورتی که کار تخصیص یافته به افراد یا گروه های کاری بیش از اندازه زیاد شود، اخطارهای لازم را اعلام کند.
وقتی که من بودجه ای را تنظیم می کنم، ابتدا مقدار پولی که باید درکل پروژه هزینه شود را مشخص می کنم. سپس آن را براساس فازهای مختلف پروژه، تقسیم بندی می کنم. اگر در هر فاز بیش از مقدار پیش بینی شده هزینه کردم، در طبقه دیگری از هزینه ها می کاهم. به این ترتیب هزینه نهایی بودجه همواره ثابت می ماند. و این بسیار عالی است.
جنیفر سارگنت
بودجه فقط فهرست هزینه های لازم برای اجرای پروژه نیست. بلکه به ما نشان می دهد که آیا منافع پروژه ارزش مخارج آن را دارد یا خیر. اولین سوالی که هنگام نوشتن بودجه باید از خود بپرسید این است که اجرای این پروژه نیاز به چه منابعی دارد؟
برای مشخص کردن هزینه های یک پروژه باید آن را به بخش های مختلف خرد کنید و سرفصل های زیر را لحاظ نمایید.
- کارکنان: عموما بزرگ ترین قسمت هزینه های پروژه را به خود اختصاص می دهد. شما باید هزینه کارکنان فعلی و همچنین کارکنان قراردادی که ممکن است در طول کار به پروژه اضافه شوند را در نظر بگیرید.
- ایاب و ذهاب: باید این نکته را نیز در نظر بگیرید که آیا تمام افراد در محل پروژه هستند یا باید افرادی از مکان های دیگر به محل پروژه در رفت و آمد باشند؟
- آموزش و تمرین: آیا تمام افراد می دانند چگونه باید از تجهیزات مورد نیاز برای اجرای پروژه استفاده کنند؟ آیا اعضای تیم شما تمام مهارت های لازم را دارند؟ آموزش های لازم در محل پروژه انجام خواهد شد یا نیاز به سفر دارد؟
- ابزار و وسایل: علاوه بر وسایل معمول مانند کامپیوتر، کاغذ، قلم، نرم افزار و… آیا اقلام و تجهیزات خاص دیگری نیز برای انجام پروژه لازم است؟
- مکان: آیا لازم است افراد از فضای فعلی به محل دیگری منتقل شوند؟ به چه میزان فضا نیاز دارید و هزینه آن چقدر است؟
- هزینه های عمده: چه تجهیزات گران قیمت و با فناوری پیشرفته برای انجام پروژه نیاز دارید؟ چقدر هزینه برای تهیه آنها باید بپردازید و چگونه؟
- سایر هرینه های سربار: اطمینان حاصل کنید که هزینه های جانبی پیش بینی نشده در محدوده سقف درصد مورد قبول شرکت شما باشد.
وقتی که بودجه مربوط به این بخش های اصلی را محاسبه کردید باید از خود بپرسید چه مواردی فراموش شده اند؟
- آیا ممکن است هزینه هایی مانند موارد زیر را از قلم انداخته باشید؟
- هزینه های آموزش تیم برای افزایش سرعت کار
- هزینه آموزش و پشتیبانی برای مصرف کنندگان پروژه
- هزینه های پرسنلی جاری
- هزینه تعمیر و نگهداری تجهیزات و فضای کار
- هزینه بیمه
- حق امتیاز (در صورتی که تحت لیسانس شرکت دیگری هستید یا شرایط مشابه آنآآن)
- هزینه های پشتیبانی خارجی (مانند امور قانونی، مالیاتی و …)
یا به اندازه ی کافی برای پروژه هزینه کنید، یا آن را شروع نکنید.
نورمن آگوستین
بودجه هرقدر با دقت تنظیم شده باشد، هنوز یک حدس و پیش بینی است. آماده بروز هرگونه انحراف در طول عملیاتی شدن آن باشید. بنابراین با در نظر گرفتن محدودیت های زمانی، استانداردهای کیفیت و منابع مالی که در اختیار دارید، تا جایی که امکان دارد زمینه انعطاف پذیری آن را مهیا کنید.
پروژه ها براساس نیازهای بازار تعریف می شوند. طراحان پروژه باید اطلاعات دقیق مالی و تکنیکی لازم را جمع آوری کنند. همچنین باید به سوالات مهم مالی پاسخ دهند مانند اینکه: چه تعداد نیرو، برای چه مدت زمانی موردنیاز است؟ هزینه های عمده چیست؟ و عایدی حاصل از پروژه چیست؟ (طرح توجیه اقتصادی پروژه). در نهایت این تیم، بهترین برنامه ممکن را تهیه می کنند. ولی آیا اکنون می توانیم مطمئن باشیم که موفق می شویم؟ ما سعی خودمان را کرده ایم، ممکن است شکست بخوریم و ممکن است به شکلی رویایی موفق شویم. این را آینده مشخص می کند و ما هنوز آن را نمی دانیم.
تیموتی اومرا
نکته: خصوصا اگر برای یک شرکت مشاوره ای یا خدماتی مانند شرکت ساختمانی یا آژانس تبلیغاتی کار می کنید، همیشه این احتمال وجود دارد که برداشت شما و مشتریانتان درمورد انعطاف پذیری بودجه کاملا متفاوت باشد. بنابراین اطمینان حاصل کنید که همه چیز را واضح و روشن تعریف کرده اید و سوءتفاهمی درباره سرفصل های مهم بودجه وجود ندارد.
چه باید کرد؟
بیائید به مشکل برت برگردیم
برت احساس می کند پروژه ای جهنمی را انجام می دهد. این احساس از بین نخواهد رفت مگر این که او بتواند اهداف این پروژه را تعیین کند و ساختار آن را طراحی و فعالیت های آن را سازماندهی کند. او نیاز دارد فورا با تمام ذی نفعان پروژه جلسه ای داشته باشد (نه فقط با رئیسش) و مشخص کند که توقع آنها از پروژه چیست و چگونه می خواهند آن را انجام دهند. سپس باید جلسه ای با تیم اجرایی خود داشته باشد و برنامه ای دقیق حاوی اهداف، شاخص ها، اولویت ها، توالی کارها و … تنظیم کند. حتی اگر تیم او در برابر این کار مقاومت کند، برت باید آنها را متقاعد کند که با روش WBS اهداف و فعالیت های اصلی را خرد کنند. وقتی جدول WBS کامل شد، گروه باید بداند چه کسی چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد. او باید برای کل پروژه برنامه ریزی کند و از تک تک اعضا بخواهند کار خود را به موقع تحویل دهند.
منبع : انتشارات آریانا قلم کتاب همراه مدیران _ مدیریت پروژه؛ راه حل های حرفه ای برای چالش های روزانه
دوره های مجازی مرتبط با مدیریت پروژه در سایت هم آموز:
– آموزش نرم افزار primavera p6
– برنامه ریزی و کنترل پروژه حرفه ای
و سایر دوره ها در حوزه مدیریت پروژه …
