شما قادرید سرمایه بیشتری برای کسب و کارتان جذب کنید، کارمندان بیشتری استخدام کنید، و ماشین آلات بیشتری بخرید، اما زمان جزو معدود مطاع هایی است که نمی توانید بخرید – شبانه روز فقط 24 ساعت است، همین! با وجود این، روش های بسیاری هست که به مددشان بتوانید استفاده موثرتری از زمان خود کنید.
ببینید وقتتان را چطور صرف می کنید
برای آنکه بتوانید تمام زمانتان را در دست بگیرید، نخست باید ببینید که وقتتان را چطور صرف می کنید. به جای حدس و گمان در این باره، از برگه ثبت زمان استفاده کنید و زمانی را که صرف انجام هرکار می کنید محاسبه و در این برگه ثبت کنید. این کار را باید حداقل برای یک دوره یک هفته ای انجام دهید. زمانی که بررسی هایتان را به پایان رساندید، ببینید که آیا نحوه استفاده شما از زمان با هدف های کلیدی تان همسو و همراه هست یا نه. مثلا، ممکن است متوجه شوید که پنج درصد از زمانتان را صرف ملاقات با مشتریانتان می کنید. حال، آیا انجام دادن این کار باعث حصول نتیجه های مهم می شود (مثلا به این دلیل که احتمال جذب مشتریان بالقوه و فروش بیشتر را افزایش می دهد)؟ اگر این چنین است، اکنون باید ببینید که اگر زمان بیشتری صرفش کنید، اثربخشی شما بیشتر می شود یا نه.
وقت بگذارید
برنامه ریزی به شما کمک می کند که فقط به روز پیش رو فکر نکنید، بلکه آینده ای دورتر را هم در نظر داشته باشید. کار سختی نیست اگر بخواهید پروژه های سنگین ولی راهبردی و ضروری (مثلا انجام دادن هماهنگی های لازم برای آموزش کارکنان یا ایجاد پایگاه داده برای اطلاعات تماس افراد) را پشت گوش بیندازید فقط به این دلیل که سخت مشغول امور روزمره هستید؛ درحالی که شما باید برای پروژه های بلند مدت ترهم وقت بگذارید و درباره انجام شدنشان بیندیشید. فکر کنید و ببینید چه پروژه های بلندمدت تری هست که می خواهید در سه ماهه بعد انجامشان بدهید. آنها را به کارهای کوچک تری بخش بندی کنید تا راحت تر بشود از پیش بردشان. حالا، برآورد کنید برای انجام دادن هر بخش به چندوقت نیاز دارید.
برنامه ریزی به شما کمک می کند که فقط به روز پیش رو فکر نکنید، بلکه آینده ای دورتر را هم در نظر داشته باشید
30% از کارکنان فهرست ((کارهایی که باید انجام دهم)) را تهیه نمی کنند یا از آن استفاده نمی کنند
برای روزتان برنامه ریزی کنید
با نوشتن برنامه عملیاتی، فعالیت هایی را که باید در روز پیش رو انجام دهید معلوم کنید. بهترین زمان برای انجام دادن این کار آغاز روز است – زمانی که سرحال هستید. در برنامه خود، برای وظایف روزانه تان زمان تعیین کنید و معلوم کنید که برای انجام شدن پروژه های بلندمدت تر خود باید چه کارهایی را انجام دهید. اگر برنامه ای بچینید که زیادی بلندپروازانه باشد و نتوانید درست اجرایش کنید، آن وقت، احتمالا انگیزه تان را از دست می دهید. پس، در زمان بندی کارها واقع گرا باشید و درمورد وقفه های پیش بینی نشده و استراحت های کوتاه میان کارها نیز زمانی را در نظر بگیرید.
| توصیه |
| منضبط باشید
سعی کنید هریک از امور روزمره دفتری را در یک نوبت انجام دهید و تمامش کنید. هربار که برگه ای را برمیدارید تا کار مربوط به آن را انجام دهید، یک نقظه قرمز رویش بگذارید، تلاش کنید تعداد نقطه های قرمز روی اوراق را به حداقل برسان��د. به یاد داشته باشید انضباط به تدریج اثرش را بر تمامی فعالیت های شما می گذارد. |
کارها را اولویت بندی کنید
وقتی که دارید برنامه تان را می نویسید، کارهایتان را به دقت و براساس واقعیت های بیرونی اولویت بندی کنید. بیشتر وقت ها، دسته بندی کارها براساس اهمیت و فوریت می تواند راهگشا باشد. کارهایی را که هم فوری اند و هم مهم اولویت نخستتان قرار دهید (مثلا، به روز رسانی ارقام فروش برای ارائه در جلسه فردا). کارهایی که مهم اند اما فوری نیستند در اولویت دوم قرار می گیرند (مثل انجام دادن قسمت هایی از پروژه های بزرگتان). کارهایی که مهم نیستند اما فوری اند در اولویت سوم اند (مثلا، تکمیل کردن فرم درخواست اطلاعات که فردی دیگر به شما داده است) ، و سرانجام کارهایی که نه مهم اند و نه فوری، که یا باید به دیگران واگذارشان کرد یا اینکه اصلا انجامشان نداد.
کارهایتان را براساس اهمیت و فوریت دسته بندی کنید. کارهایی را که هم فوری اند و هم مهم اولویت نخستتان قرار دهید. کارهایی که مهم اند اما فوری نیستند در اولویت دوم قرار می گیرند.
به روزتان نظم دهید
برای اینکه بیشترین بهره را از تک تک روزهای کاری تان ببرید، ابتدا باید بدانید که چه وقت هایی در طول روز بیشترین اثربخشی و خلاقیت را دارید. اگر ((آدم صبح)) هستید، طوری برنامه ریزی کنید که کارهایی را که خلاقیت می طلبد (مثل نوشتن گزارش ها و آماده کردن طرح های پیشنهادی) و کارهای دشوار (مثل صحبت با مشتریان بدقلق) را صبح ها انجام دهید، اما مراقب باشید در این دام نیفتید که کل روز را صرف انجام این کارها کنید.
طبق تخمین ها 40% از بهره وری کارکنان به این علت به هدر می رود که آنها، در وقت اداری، سرگرم و بگردی در وبگاه هایی می شوند که به کار ربطی ندارند
مفید و موثر کار کنید
همیشه میز خود را تمیز و مرتب نگه دارید و وسایلی را که اغلب استفاده می کنید طوری بچینید که به راحتی در دسترستان باشند؛ انجام دادن اینها به شما کمک می کند تا سریع تر و موثرتر کار کنید. این توصیه ها درباره اطلاعاتی که به طور مرتب از آنها استفاده می کنید نیز صدق می کند. پس وبگاه های پرکاربرد را به فهرست برگزیده های مرورگر خود اضافه کنید؛ فهرستی از افراد و زمینه های تخصصی شان و نیز شماره تلفن های ضروری تهیه کنید، و این فهرست را در دسترستان نگه دارید؛ همچنین، یک فهرست برگه قدیمی را بردارید و اطلاعات باارزشی را که مدام به آنها رجوع می کنید رویش یادداشت کنید.
زمانی را برای فکر کردن در برنامه خود بگنجانید: خیلی ها فکر می کنند سفرهای روزانه مایه اتلاف وقت است، اما همین سفرها چه بسا حال و هوایتان را طوری عوض کنند که بتوانید خلاقانه بیندیشید و ایده های ارزشمندی دست یابید.
مزاحمت ها و وقفه های پیش بینی نشده را مدیریت کنید
با رفع احتمال بروز مزاحمت ها و وقفه های پیش بینی نشده، مطمئن شوید که روز کاری تان در اختیار خودتان است. اگر دارید روی گزارشی کار می کنید که به تمرکز نیاز دارد، تماس های خطتان را به یک خط دیگر انتقال دهید یا آنها را به صندوق پست صوتی هدایت کنید. در طی روز، چند مرتبه و هر مرتبه 15 دقیقه برای جمع و جور کردن و بررسی پیغام های رسیده و تماس گرفتن با کسانی که به شما زنگ زده اند وقت بگذارید . به دیگران حالی کنید که در بازه های زمانی مشخصی، مشغول کارید و در دسترس نیستید. اگر کسی سرزده پیشتان آمد تا با شما حرف بزند، بی آنکه به او نگاه کنید، بگویید که دارید تلاش می کنید کاری را که در دست دارید سروقت اماده کنید- خودش منظورتان را می فهمد.
در طی روز، چند مرتبه و هر مرتبه 15 دقیقه برای جمع و جور کردن و بررسی پیغام های رسیده و تماس گرفتن با کسانی که به شما زنگ زده اند وقت بگذارید. به دیگران حالی کنید که در بازه های زمانی مشخصی، مشغول کارید و در دسترس نیستید
90% کارمندان اداری تلفن هوشمند دارند، و 33% این افراد با استفاده از گوشی بیش از 20 مرتبه در روز، هم در وقت اداری و هم در منزل، به نامه دان رایانامه های خود سر می زنند
منبع: انتشارات آریانا قلم کتاب عملکرد حرفه ای
دوره های مجازی مرتبط با منابع انسانی در سایت هم آموز:
