شناخت مهارت های ارتباطی _ قسمت پنجم _ متناسب ساختن پیام

متناسب ساختن پیام

پس از اینکه درباره کسانی که مخاطبتان را تشکیل می دهند به شناخت رسیدید، نوبت آن می رسد که بیندیشید چطور باب ارتباط را با آنها باز کنید. برای این کار، شما به راهبردی نیاز دارید تا کمکتان کند که پیامی مناسب در ذهن بپرورانید و موثرترین روش ارتباطی را برای انتقال آن به مخاطبتان انتخاب کنید.

ارتباطی به فراخور سطح آگاهی مخاطب

اطلاع دقیق از سطح اطلاعات مخاطب درباره موضوع سخنرانی تان به دو دلیل مفید است:

نخست، به شما می فهماند که سخن را از کجا آغاز کنید و با توضیح مفاهیم پیش پا افتاده ای که مخاطبان به خوبی می دانند، آنها را دست کم نگیرید. دوم، بالاتر از سطح دانش آنها نیز سخن نگویید و صحبت را از جایی آغاز کنید که درک آن برای مخاطب آسان باشد تا بتواند با شما همراه شود.

مدیریت هیجانات

حس مخاطب به موضوع پیامتان به مراتب مهمتر از اطلاعاتی است که او درباره موضوع دارد. وقتی مخاطبان به سخنرانی ای درباره اصلاح امور مالیاتی گوش می دهند، آنچه آنها درباره مالیات و مالیات بندی می دانند بسیار کم اهمیت تر از احساسی است که به این موضوع دارند.شما باید واژه های خود را آنقدر دقیق و سنجیده انتخاب کنید که با پاسخ هیجانی ای که مخاطبتان احتمالا از خود بروز می دهد سازگار باشد. هرچه تعلق خاطر (پاسخ های هیجانی) مخاطب به موضوع بیشتر باشد، گستره مواضع قابل قبولی که بتوانید اختیار کنید برایتان محدودتر می شود. به بیان دیگر، افراد به موضوعاتی که برایشان علی السویه باشد، دید بازتری دارند تا موضوعاتی که هیجاناتشان را برانگیزند. اگر در ارزیابی درباره پاسخ هیجانی مخاطب دچار اشتباه شوید، تلاشتان در برقراری ارتباط شکست می خورد.

تشخیص نقش مخاطب

شاید پیامتان فقط باید به حضاری انتقال یابد که در برابرتان هستند یا اینکه شاید همین ها قرار باشد پیامتان را به گوش افراد دیگر برسانند. همه افرادی را که احتمال دارد پیام شما را ببینند یا بشنوند در نظر داشته باشید، از جمله:

مخاطبان اولیه

اینها افرادی اند که پیام نوشتاری یا شفاهی تان را مستقیما دریافت می کنند. در ارتباطتان، حتما باید نیازها، علایق و دغدغه های این گروه از مخاطبان را درک و به آنها توجه کنید.

مخاطبان ثانویه

چه بسا دیگران از پیامتان غیرمستقیم مطلع شوند. آیا احتمال دارد که محتوای ارتباطتان را به گزارشگر، مسئول اتحادیه یا رقیبی بدهند؟

ممیزان اطلاعات

اینها افرادی اند که باید پیام خود را از مسیر آنها بگذرانید. اینها چه بسا پیامتان را تعدیل کنند یا مانع از انتشار آن شوند. آیا فرد خاصی

هست که میان شما و مخاطبانتان حائل شود؟

هدایتگران افکار

اینها افرادی اند که تاثیر بسزایی بر مخاطبان دارند. در خصوص موضوع مدنظرتان مخاطبان چه کسانی را قبول دارند و به حرفشان

گوش می دهند؟

تصمیم گیرندگان اصلی

اینها افرادی اند که از قدرت اثرگذاری بر نتیجه ارتباط برخوردارند.

بایدها

انتقال پیام

نبایدها

درباره مخاطبانی که به صحبت های شما گوش می دهند یا نوشته های شما را می خوانند هرچه بیشتر بدانید.	این طور فرض کنید که مخاطب درباره موضوعتان یا همه چیز را می داند یا هیچ چیز نمی داند.
پیامتان را مناسب نیازها و علایق مخاطبتان کنید.	طوری رفتار کنید که انگار مخاطب با شما همفکر است و علایق مشترک با شما دارد.
بفهمید که تصمیم گیرندگان اصلی چه کسانی اند و معیار های تصمیم گیری آنها چیست.	در شناسایی مخاطبان و آنچه لازم است بدانند تا دست به عمل بزنند کوتاهی کنید.
افرادی را که مخاطبان به آنها احترام می گذارند شناسایی کنید و از ایشان بخواهید تا بر توصیه های موجود در پیامتان صحه بگذارند.	این طور فرض کنید که پیشنهادهایتان آن قدر خوب است که تا آنها را بگویید همه طالبشان می شوند و حتی لازم نیست با کسی در میانشان بگذارید.