همه ما روزهایی را تجربه کرده ایم که در آن هزاران کار داریم و نمی دانیم که چگونه این همه کار را به اتمام برسانیم. به راحتی می توان خود را روز به روز در انبوهی از کارها غرق کرد. بعضی اوقات چندین کار مختلف را همزمان با هم انجام می دهیم به طوریکه سر رشته امور از دستمان خارج می شود و فراموش می کنیم کارهای مهم را انجام دهیم. وقتی سرمان خیلی شلوغ است احساس می کنیم به سختی قادریم وضعیت را تحمل و کنترل کنیم. اینجاست که فهرست کارهای روزانه کاربردی ترین و ساده ترین ابزار برای مدیریت کارها است.
سازماندهی کارها
یکی از مهم ترین دلایل لیست کردن کارها، سازماندهی است. با سازماندهی و لیست کردن، کارها و وظایف را بهتر می توانید کنترل کنید و احساس آرامش بیشتری خواهید داشت. دیدن یک طرح کلی از کارهای نا تمام و تمام شده به شما کمک می کند که حس خوبی داشته باشید و روی کار خود تمرکز بیشتری داشته باشید.
وقتی که لیست کارهایتان را مرور می کنید احساسی از پیشرفت و موفقیت شما را فرا می گیرد اما زمانی که با عجله از کاری به کار دیگر مشغول می شوید چنین احساسی نخواهید داشت. احساس پیشرفتی که به شما دست می دهد به شما انگیزه می دهد که رو به جلو حرکت کنید و به کار خود ادامه دهید.
داشتن لیستی از کارها به شما این امکان را می دهد که بنشینید و برنامه ریزی کنید. مطالعات نشان داده است که با 15 دقیقه برنامه ریزی می توانید یک ساعت در زمان انجام کار صرفه جویی کنید.
افزایش حافظه
فکر می کنید فراموشکار شده اید؟ هیچ کسی نمی تواند همیشه همه چیز را به یاد بیاورد. فهرست کردن کارها مثل یک حافظه کمکی است که به شما اجازه فراموش کردن کارها را می دهد. تا زمانی که به یاد داشته باشید به لیست کارهای خود نگاهی بیاندازید ،هیچ وقت کاری را که یادداشت کرده اید از قلم نخواهید انداخت.
با توجه به ماهیت حافظه کوتاه مدت، بدون استفاده از حافظه کمکی قطعاً یک سری از کارها را فراموش خواهیم کرد. به طور متوسط، حافظه کوتاه مدت یک فرد قادر به نگهداری 7 مورد از اطلاعات به مدت 30 ثانیه خواهد بود. اگر شما احتیاج داشتید که بیشتر از 7 مورد کار را به خاطر بسپارید قطعا به مشکل برمی خورید. فهرست کردن کارها به شما این امکان را می دهد که سر رشته امور را به دست بگیرید.
هر دفعه که به لیست خود نگاه می کنید اطلاعات در حافظه کوتاه مدت شما پر رنگ تر می شود و احتمال خیلی کمی دارد که قرار ملاقات و کاری را فراموش کنید. دانش آموزان اغلب تشویق می شوند که برای حفظ و به خاطر سپاری اطلاعات، از فهرست کارها استفاده کنند.
افزایش بهره وری
وقتی که از کارهای خود لیست برداری می کنید به راحتی می توانید آنها را مرور کنید و براساس مهم ترین کارها اولویت بندی کنید. به جای اینکه وقت خود را صرف کارهای بیهوده کنید، توجه و دقت خود را صرف کارهای مهم تر خواهید کرد. مطالعه ای نشان می دهد که 90 درصد مدیران وقت های با ارزش خود را به خاطر مدیریت ضعیف زمان به هدر می دهند. فهرست کارها به شما کمک می کند که توجه خود را معطوف به کارهای مهم تر کنید.
تمرکز و حواس ما به راحتی با مسائل مختلف پرت می شود، چند دفعه برایتان پیش آمده که در حال انجام کاری باشید در حالیکه فکرتان درگیر انجام دادن کار بعدی است و یا نگران فراموش کردن آن هستید؟ وقتی این اطمینان را داشته باشید که هر لحظه می توانید به لیست خود مراجعه کنید دیگر نگران کارهای خود نخواهید بود و تمام توجه شما به کاری که در حال انجام آن هستید معطوف خواهد شد. در نتیجه از زندگی خود لذت بیشتری می برید و بهره وری شما نیز بیشتر می شود. حواس پرتی به معنای ناکارآمدی است اما داشتن یک فهرست از کارها به این معنی است که می توانید به راحتی استراحت کنید بدون اینکه نگران فراموش کردن چیزی باشید.
افزایش انگیزه و اعتماد به نفس
سخنرانان انگیزشی به شما خواهند گفت که فهرست کارها یک ابزار انگیزشی مفید به عنوان راهی برای روشن کردن اهداف است. گفتن این جمله که ” من می خواهم ارتقاء شغلی بگیرم” خیلی راحت است اما لیست کردن کارهایی که قصد دارید برای رسیدن به هدف انجام دهید به شما کمک می کند که که افکار خود را شفاف تر کنید و به اهداف کوتاه مدتی که برنامه ریزی کرده اید دست پیدا کنید. هر دفعه که موفق به گذراندن یک گام از لیست اهداف خود می شوید، اعتماد به نفستان نیز بالاتر می رود.
