هیات مدیره چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟
هر شرکت سهامی که فعالیت اقتصادی دارد، توسط عده‌ای از اشخاصِ صاحبِ سهم اداره می‌شود که قانون، عنوان هیئت مدیره را به آنها داده است. اعضای هیات مدیره هر یک نمایند و افراد منتخب سازمان هستند و ماموریت اصلی‌شان این است که سازمان را باتوجه به سیاست‌های داخلی آن، به سمت اهداف اخلاقی و قانونیِ مشخصی هدایت کنند. هر کدام از اعضای هیات مدیره با توجه به توانایی‌ها و استعدادهای خود، می‌توانند به سازمان در جهت رسیدن به اهدافش نقش مهمی ایفا کنند.
استفاده مؤثر از اعضای هیات مدیره در شرکت‌های بزرگ، در طول سال‌های مختلف شکل گرفت. در واقع به جای اینکه جلسات بی‌هدف و بی‌نتیجه‌ای در یک اتاق کنفرانس برگزار شود، جلسات هیات مدیره بر روی کیفیت و نتایج حاصل از آن تمرکز دارد که در نهایت می‌تواند منجر به این شود تا تصمیم‌های خوبی گرفته شود.
فرانک مارتینلی، مدیر مرکز آموزش مهارتهای عمومی که مشاور شرکت‌های مختلفی بوده، در این راستا می‌گوید: ” زمانیکه اعضای هیات مدیره در سطوح بالا اقدام به هدایت، رهبری و تعیین چشم انداز می‌کنند، بهترین عملکرد را از خودشان نشان می‌دهند”. صحبت آقای مارتینلی این موضوع را بیان می‌کند که ما در سازمان خود به چه هیات مدیره‌ای نیاز داریم.
سازمان شما به چه نوع هیات مدیره‌ای نیاز دارید؟
اولین موضوع مهم این است که سازمان‌تان به چه نوع هیات مدیره‌ای نیاز دارد. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در ابتدای کارشان اقدام به تشکیل هیات مدیره نمی‌کنند؛ بلکه تشکیل آن را منوط به عواملی همچون جذب سرمایه یا رشد سریع می‌کنند. یا در حالتی دیگر برخی شرکت‌ها هیات مدیره خود را بصورت غیررسمی در نظر می‌گیرند؛ به این صورت که آنها جایگاه رسمی در سازمان ندارند و در تصمیم‌گیری‌ها نقش مهمی ایفا نمی‌کنند اما تا حدودی می‌توانند در هدایت کردن سازمان فعالیت کنند.
بنابراین می‌توان گفت تعیین یکسری عوامل برای تصمیم گیری در خصوص اینکه سازمان شما به چه هیات مدیره‌ای نیاز دارد، یکی از نکات بسیار مهم محسوب می‌شود.
چه افرادی را باید به عنوان اعضای هیات مدیره انتخاب کنید؟
انتخاب بهترین افرادی که بتوانند در تیم هیات مدیره جای بگیرند، یکی از مهم‌ترین و سخت‌ترین تصمیم‌هایی است که سازمان‌ها در تعیین اعضای هیات مدیره با آن روبرو هستند. سازمان شما باید قادر باشد افرادی را به این تیم اضافه کند که علاوه بر افزودن توانمندی و تجربیات جدید، بتوانند مهارتهای فعلی سازمان شما در سطوح بالا را تکمیل کنند. در حقیقت شما به افرادی نیاز دارید که صنعت و کسب‌وکاری که شما در آن در حال فعالیت هستید را به خوبی بشناسند تا بتوانند بصورت استراتژیک فکر کرده و مسائل را به خوبی تجزیه‌تحلیل کنند. تجربیات مدیران بزرگ نشان می‌دهد شرکت‌ها معمولاً از افرادی برای سِمت‌های هیات مدیره استفاده می‌کنند که مدیرعامل بازنشسته هستند یا در حوزه مدیریتی تجربیات فراوانی به همراه دارند.
برخی دیگر از سازمان‌ها افرادی را برای سمت هیات مدیره استخدام می‌کنند که نه فقط دارای تجربه و دانش هستند بلکه ارتباطات خوبی در صنعت تخصصی خود نیز دارند. این افراد معمولاً در حوزه‌هایی مانند حقوقی، مهندسی و… ارتباطات و نفوذ بالایی دارند.
اعضای هیات مدیره و لزوم ایجاد ماموریت، چشم انداز و هدف
از آنجایی که هیات مدیره همواره باید بر طبق یک مسیر منسجم و مبتنی بر برنامه‌ریزی پیش برود، لذا می‌توان گفت نقشه راه هر کدام از اعضای هیات مدیره مبتنی بر چشم انداز، ماموریت و هدف سازمان است. از آنجاییکه این موارد بر پیکره اصلی سازمان تاثیر بسیار زیادی دارد، باید دقت کرد زمانیکه در حال تهیه ماموریت و چشم‌انداز هستید، دقت کافی داشته باشید تا به خوبی بتوانند اهداف شما را تبیین کنند.
از طرف دیگر، سازمان‌هایی که در آن هیات مدیره یک وظیفه رسمی تلقی می‌شود، مجموعه‌ای از آئین‌نامه‌ها برای اعضای هیات مدیره تعیین می‌شود که نشان از این دارد اعضا چه اختیارات و مسئولیت‌هایی دارند. زمانیکه در حال تهیه و تنظیم آئین‌نامه هستید، باید اطمینان حاصل کنید که بطور شفاف در مورد اینکه چه فردی قدرت تصمیم‌گیری نهایی را دارد و اینکه اعضاء چه اختیارات و محدودیت‌هایی را در نقش‌های خود دارند، جزئیاتی را بصورت دقیق توضیح دهید.
چرا اعضای هیات مدیره باید برنامه‌ریزی سازمانی داشته باشند؟
اعضای هیات مدیره بیشترِ زمان خود را به برنامه‌ریزی سازمانی اختصاص می‌دهند. آنها باید محصولات، خدمات و برنامه‌های سازمان را در قالب سیاست‌های کلی سازمان تعیین کرده و بر آن نظارت کنند. علاوه بر این، به دلیل اهمیت تصمیم‌گیری این افراد، باید اطلاعات‌شان را در مورد رقبا و توسعه محصولات سازمان به روز نگه دارند. همچنین اعضای هیات مدیره باید بصورت دوره‌ای، برنامه‌های استراتژیک را مرور کرده تا از دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده اطمینان حاصل نمایند.
چرا اعضای هیات مدیره منابع مالی را نظارت و مدیریت می‌کنند؟
اعضای هیات مدیره باید بتوانند گزارش‌ها و اسناد مالی را بخوانند و تا بصورت نیمه‌حرفه‌ای آنها را تجزیه‌تحلیل کنند. برای این کار نیاز نیست تا یک کارشناس خبره حسابداری باشند اما در این حد باید بدانند که چه مقدار پول به سازمان وارد و چه مقدار از آن خارج شده است. به دلیل اینکه اعضای هیات مدیره در حوزه مخارج مالی نسبت به سهامداران مسئولیت دارند، لذا باید سرمایه سازمان و مخارجی که در قسمت‌های مختلف انجام شده را نظارت کنند.
اعضای هیات مدیره چه مهارت‌هایی را باید در خود پرورش دهند؟
هر کدام از اعضای هیات مدیره، باید به دنبال فرصت‌هایی باشند تا در خصوص آنچه که به ارتقاء دانش‌شان کمک می‌کند، اقدام کنند.
اعضای هیات مدیره باید مهارتهای خودشان در حوزه‌هایی همچون دانش سازمانی، سرمایه‌گذاری، تفکر استراتژیک و درک اسناد و گزارش‌های مالی را ارتقاء دهند. همچنین اعضای هیات مدیره باید از مزایای شرکت در سمینار و کارگاه‌ها برای توسعه مهارت‌هایشان بهترین استفاده را ببرند.
اعضای هیات مدیره و مصاحبه برای جذب اعضای جدید
اعضای هیات مدیره باید کاندیدهای پیشنهادی خود را برای اضافه شدن به تیم خود پیشنهاد دهند. شبکه‌ای که اعضای هیات مدیره با توجه به شبکه‌ای که در اختیار دارند، افرادی را به تیم باید اضافه کنند تا آنها دانش، تجربه، استعداد و نگرش خود را به سازمان بیاورند. یکی دیگر از نقش‌های مهم اعضای هیات مدیره این است که باید اعضای جدید را در مورد جزئیات کار آگاه کرده، به آنها آموزش‌های لازم را بدهند و از آنها برای شرکت در فعالیت‌های سازمانی دعوت به عمل آورند.
به عنوان عضو هیات مدیره، از سازمان خود صحبت کنید
بسیاری از افراد به دلیل اشتیاق و تعهد خود به چشم‌انداز و ماموریت‌های سازمان، به عضویت تیم هیات مدیره در می‌آیند. اساساً یکی از دلایل فعال بودن در تیم هیات مدیره این است که این اشتیاق و انگیزه را با دیگران تسهیم کرده و آنها را برای مشارکت بیشتر تشویق کنیم. اعضای هیات مدیره باید بصورت فعالانه با افراد و سازمان‌های مختلف شبکه‌سازی مناسبی برقرار کرده و از فرصت‌های همکاری، نهایتِ استفاده را ببرند.
تعهد زمانی در هیات مدیره به چه معناست؟
اعضای هیات مدیره پیش از اینکه مسئولیت چنین کاری را بر عهده بگیرند، باید بدانند به دلیل اهمیت نقش و جایگاه‌شان، می‌بایست از نظر زمانی که در سازمان اختصاص می‌دهند، تعهد داشته باشند. زمانیکه یک عضو هیات مدیره به این سمت انتخاب می‌شود، باید زمان مناسبی را پیش از جلسات به مرور موارد مورد بحث و کسب آمادگی برای جلسات اختصاص دهد. پس از این کار آنها احتمالاً به سراغ دستور کار جلسات می‌روند تا اگر سوال یا ابهامی برایشان وجود دارد، اطلاعات لازم را در مورد آن کسب کنند.
در نتیجه مواردی که مطرح شد می‌توان گفت مسئولیت اعضای هیات مدیره از اهمیت بالایی برخوردار است و به همین دلیل باید از نظر زمان، آزادی مناسبی برای پرداختن به مسائل مختلف داشته باشند. آنها برای تصدی این نقش باید افراد کارکُشته، دانشی و باتجربه‌ای باشند؛ چرا که در مقامی قرار خواهند گرفت که بر تصمیم‌گیری‌ها و سیاست‌های کلی آن سازمان نظارت خواهند داشت و امور را هدایت خواهند کرد.
به نظر شما برای موفقیت یک سازمان، تیم هیات مدیره باید چه کارهایی انجام دهد؟
منابع:
