جدول زمانی مدیریت پروژه

خیلی عالی خواهد بود اگر ما بتوانیم بگوئیم <<با منابعی که داریم، پروژه چه موقع تمام خواهد شد.>> اما واقعیت این است که در بیشتر پروژه ها زمان آغاز و پایان کار مشخص می شود، ولی به منابع و امکانات موجود توجه نمی شود. به عنوان مثال شما ممکن است در نظر داشته باشید پروژه ای را فورا شروع کنید، اما مواد اولیه یا نیروی کار دو هفته دیگر آماده می شود. زمان بندی کاری ضروری است. هر پروژه باید یک جدول زمان بندی داشته باشد و هر مدیر پروژه باید قادر به تنطیم برنامه زمانی باشد.

معمولا پروژه ها بیشتر از آن چه شما فکر می کنید، طول می کشند.

کن بل، تولید کننده

نکته: کار کردن با تیم

حتی اگر با قسمتی از پروژه آشنایی دارید اما خیلی وقت است آن را انجام نداده اید و یکی از اعضای تیمتان تسلط بیشتری در این زمینه دارد، به تجربه های او گوش کنید و از دانش و مهارتش استفاده کنید. اگر اصرار داشته باشید که راه خودتان را بروید، خود را از یک منبع با ارزش دانش و تجربه محروم کرده اید و پروژه باید تاوان این کار شما را بدهد.
تصویر کلی پروژه را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. اگر آنها اهداف پروژه را بدانند بسیار بهتر می توانند در آن مشارکت کنند.

چگونه جدول زمانی پروژه را تنظیم کنیم

با یک ضرب الاجل زمانی شروع کنید. زمانی که غیرقابل تغییر باشد. مثلا این زمان می تواند زمان نهایی تحویل محصول به مشتری باشد. از آخر به اول بیاییدو فکر کنید در زمان تحویل، چه چیزهایی باید آماده باشد. مثلا اگر می خواهید به سهامداران گزارش سالیانه ارائه دهید و می دانید که انتشار این گزارش دو هفته طول می کشد، پس باید کار آماده سازی گزارش آن دو هفته قبل از جلسه آماده چاپ نهایی شده باشد. وارونه کارکردن یا <<زنجیره معکوس>> می تواند روشی عالی برای تنظیم جداول زمانی باشد.

نکته: زمان بندی پروژه

– بدانید کدام یک از ضرب الاجل ها غیرقابل تغییر بوده و کدام یک انعطاف بیشتری دارند.

– هیچ کدام از کارها نباید بیشتر از 4 تا 6 هفته طول بکشد. اگر چنین اتفاقی افتاد باید آن کار را به زیر فعالیت های کوچکتر بشکنیم.

– جدول زمانی را آن قدر ریز نکنید که خودتان نیز نتوانید به اجرای آن نظارت کنید.

– جدول زمانی را بر حسب آن چه که از نظر منطقی امکان پذیر است، تنظیم کنید، کار تخصیص منابع را بعدا انجام خواهید داد.

– در جدول زمان بندی از واحد زمانی ثابت استفاده کنید، مثلا روز یا هفته.

در جدول زمانی سعی کنید به هر فعالیت بیش از آن چه نیاز است زمان اختصاص ندهید، زیرا در این صورت تا رسیدن به زمان نهایی تحویل پروژه هیچ زمان اضافه ای باقی نمانده و انعطاف پذیری جدول در مقابل اتفاقات پیش بینی نشده کم می شود.

مراحل تنظیم جدول زمانی پروژه

از روش wbs (شکست کار) یا روشی ��شابه برای تعیین و تخصیص وظایف و فعالیت ها استفاده کنید.

برای هر فعالیت زمان تحویل مشخص کنید.
از این زمان تحویل ها به عنوان مبنای تنظیم جدول زمانی پروژه استفاده کنید.
گلوگاه های اجرایی را که می تواند برای پروژه دردسرساز شود، شناسایی کنید.
راه های میانبری برای حذف این گلوگاه ها پیدا کنید و یا زمان بیشتری برای گذر از آنها تخصیص دهید.
سیستم کنترل و به روز کردن جدول زمانی پروژه را تعریف و اجرا کنید.
همه افراد ذی نفع- از جمله سهامداران- را در جریان آخرین تغییرات یا اصلاحات جدول زمانی پروژه قرار دهید.