فاز اجرای پروژه با شناسایی مهارت های مورد نیاز شروع می شود. مهارت ها بر اساس جدول WBS (شکست کار) که تمام فعالیت ها و مسئولیت های لازم در آن پیش بینی شده است، شناسایی و انتخاب می شوند.
بر اساس این چارچوب، ممکن است تیم فعلی شما فاقد برخی مهارت های مورد نیاز باشند و شما ناچار شوید نیروهای جدیدی با مهارت های مورد نیاز جذب نمائید. شما می توانید افراد مورد نیاز خود را از نیروهای داخل سازمان که مهارت های مورد نظر شما را دارند انتخاب کرده و (به صورت موقت یا دائم) به کار گیرید. برای به دست آوردن این نیروها گاهی باید وارد مبارزه شوید.
آرایش یک تیم خوب یعنی تشکیل مجموعه ای از افراد که علاوه بر داشتن مهارت های لازم، علاقه مند به کار گروهی باشند. من دوست دارم این شانس را به افراد بدهم تا خود را در مشاغل تازه محک بزنند. من این استعداد را در افراد می بینم و به آنها کمک می کنم که پیشرفت کنند. دیگران هم این استعدادها را می بینند ولی دوست ندارند ریسک کنند اما من دوست دارم.
جنیفر سارگنتپ
در بعضی موارد، مدیر پروژه برخی و یا گاهی تمامی اعضای تیم را خود انتخاب می کند. گاهی هم ممکن است یک تیم در اختیار مدیر پروژه قرار گیرد. اگر تیم شما از قبل انتخاب شده، شما به عنوان مدیر پروژه باید مهارت های اعضای تیم را ارزیابی کنید. وظایف افراد را به گونه ای تعیین کنید که بیشترین تناسب را با توانایی های آنها داشته باشد. ممکن است لازم باشد برای افرادی که به مهارت بیشتری احتیاج دارند برنامه های آموزشی تدارک ببینید. زمان و هزینه لازم برای آموزش هایی که شما یا تیمتان برای رفع کاستی های خود نیاز دارید را از یاد نبرید.
در گذشته ممکن بود شما افراد بسیار زیادی تحت فرمان خود داشته باشید و می توانستید پروِژه را در بخش خودتان انجام دهید، اما اکنون شما باید تمام افراد داخل سازمان را در نظر بگیرید و از میان آنها افرادی را که دانش و مهارت لازم را داشته باشند انتخاب کنید. در برخی موارد لازم است برای جذب نیروی مورد نظرتان از نفوذ خود استفاده کنید. و اگر افراد مناسب را در داخل سازمان پیدا نکردید باید در خارج سازمان به دنبال آنها بگردید.
تیموتی اومرا
| شما چه می کردید؟
وقتی برت می خواست اولین همایش روابط عمومی شرکت را برگزار کند، هیجان زیادی داشت و همه جا مملو از انرژی های مثبت و خلاقانه بود. اما حالا سه ماه پس از آغاز پروژه همه چیز به رکود رسیده است. افرادی که وظیفه برنامه ریزی سخنرانی ها را داشتند، لیست سخنرانان را از برت می خواستند و ادعا می کردند که خودشان وقت کافی برای انجام این کار را ندارند. کارمندان روابط عمومی اطلاعاتی از برت می خواستند که او فاقد آنها بود. و از همه بدتر آن که رئیس برت دائما فشار می آورد که گزارش پیشرفت کارها به دستش برسد. واقعا آنها چقدر در انجام پروژه پیشرفت کرده بودند؟ چه زمانی به نتایج مطلوب می رسیدند؟ برت چگونه می توانست به این پرسش ها پاسخ دهد؟ او مسئول این پروژه بود. کجای کار اشتباه کرده بود؟ او چگونه می توانست پروژه را به جاده اصلی برگرداند قبل از این که همه چیز خراب شود؟ |
در دنیای امروز، مواجه شدن با تیم های <<چند بخشی>> بسیار رایج است. تیم هایی متشکل از افرادی که از چندین سازمان مختلف می آیند یا افرادی که هرگز در کنار یکدیگر کار نکرده اند. به عنوان مدیر پروژه شما باید تخصص های لازم را کنارهم جمع کنید و اعضای تیم نیز باید بدانند چگونه وظیفه خود را در پروژه انجام دهند و در عین حال به کار گروهی پایبند باشند.
مشخص کردن وظیفه افراد: اگر شما تیمتان را خودتان انتخاب کرده باشید، احتمالا می دانید که هرکاری را به چه کسی محول کنید. در صورتی هم که یک تیم از پیش انتخاب شده به شما واگذار شده باشد، ولی شما قبلا با آنها کار کرده باشید و توانایی های آنها را بشناسید، باز هم می توانید وظایف افراد را خودتان مشخص کنید.
اما اگر این افراد جدید باشند و شما اطلاعی از قابلیت های آنان نداشته باشید، باید قبل از تخصیص وظایف آنها را بشناسید.
یکی از روش های تعیین وظایف تیم جدید به این شرح است:
- فهرست اعضای تیم پروژه را تهیه کنید.
- فهرست مهارت های مورد نیاز پروژه را تهیه کنید.
- با اعضای تیم درباره مهارت هایی که دارند صحبت کنید.
- وظایف را به افراد مناسبی که تخصص آن را دارند، بسپارید.
این روش، سبب ارتباط و انسجام در تیم می شود. به عنوان مثال ممکن است هیچ کدام از اعضا، یکی از مهارت های مورد نیاز را نداشته باشند، اما کسی را در خارج از تیم بشناسند که دارای این تخصص باشد، در این صورت شما یا می توانید آن فرد را جذب کنید یا یکی از اعضای تیم خود را برای آن مهارت آموزش دهید.
اگر شما نتوانید یک تیم بسازید و اعتماد لازم را در آن تزریق کنید، کارتان انجام نخواهد شد. باید روحیه همکاری و احترام در تیم وجود داشته باشد. افرادی که تازه وارد تیم شده اند، نمی دانند چگونه باید باهم کار کنند، اما باید با انگیزه بالا، به دنبال راه مناسب برای همکاری باشند.
بت چپ من
جلسه معارفه بگذارید: بعد از این که تیم خود را تشکیل دادید، بلافاصله یک <<جلسه معارفه>> ترتیب دهید. در این جلسه کل برنامه، اهداف پروژه و جزئیات اجرایی را تا جایی که ممکن است برای اعضای تیم توضیح دهید. جدول زمانی را مرور کنید و مطمئن شوید درباره مسئولیت های هرکدام از اعضا به طور شفاف بحث شده است.
- چگونه اعضای تیم باید باهم کار کنند؟
- آیا آنها می توانند به اجرای پروژه تعهد کافی داشته باشند؟
- آیا آنها می توانند به برنامه ریزی ها و جدول زمان بندی متعهد باشند؟
افراد را تشویق نمایید که اگر فکر می کنند در قسمتی از پروژه مشکلی هست یا پیشنهاد بهتری دارند، آن را ارائه نمایند. این پیشنهادها را جدی بگیرید، به ویژه در زمینه هایی که اعضای تیم تجربه بیشتری از شما دارند، پیش بینی های خود را با پیشنهادهای جدید اصلاح کنید.
منبع : انتشارات آریانا قلم کتاب همراه مدیران _ مدیریت پروژه؛ راه حل های حرفه ای برای چالش های روزانه
دوره های مجازی مرتبط با مهارت فردی در سایت هم آموز:
– آموزش نرم افزار primavera p6
