برنامه ریزی برای رویکرد خود
نشاندن افراد پای شنیدن آنچه می گویید، خواندن آنچه می نویسید یا دیدن آنچه به آنها نشان می دهید کار راحتی نیست. چطور می توانید قانعشان کنید که توجه به پیامتان به نفعشان است؟ با برنامه ریزی دقیق می توانید مطمئن باشید که هدف شما از ارتباط محقق می شود.
انتخاب رویکرد خود
انتخاب های شما، از محتوای پیامی که می فرستید تا شیوه ارتباطی که انتخاب می کنید، همگی در نتیجه ارتباط تاثیر مستقیم دارند. در هر موقعیت ارتباطی که قرار می گیرید، پرسش های زیر را از خود بپرسید:
| پیام |
| شیوه ارتباطی |
| رمز |
| بازخورد |
| عوامل مخل ارتباط |
| پیامتان باید چه چیزهایی در خود داشته باشد؟ پیامتان باید اطلاعات را چگونه انتقال دهد؟ آیا پیامتان باید اجمالی و کلی باشد یا مفصل و مشخص؟ |
| بهترین راه برای فرستادن پیام چیست؟ آیا فلان شیوه ارتباطی از شیوه ارتباطی دیگر سریع تر یا ارزان تر است؟ آیا فلان شیوه امکان بهتری را برای بازخورد فراهم می آورد یا اینکه جزئیات ارتباطی بیشتری را می تواند منتقل کند؟ |
| آیا مخاطب هایتان کلماتی را که استفاده می کنید درک می کنند؟ آیا واژگان و تصاویر همان مفهومی را که برای شما دارند برای مخاطب هایتان هم دارند؟ آیا این واژگان و تصاویر برای مخاطبان گوناگون معانی متعددی دارند؟ |
| چطور می فهمید که آیا ارتباطی که برقرار کرده اید موفقیت آمیز بوده است یا نه؟ آیا پاسخ مخاطبان با تاخیر همراه است؟ آیا پاسخ مخاطبان را کسی بررسی می کند و سپس نتیجه بررسی اش را به شما اطلاع می دهد؟ |
| چند فرستنده دیگر پیام وجود دارد؟ چند پیام دیگر هست که باید منتقل شود؟ شما با کدام فرستنده پیام بر سر حجم ارتباطات رقابت می کنید؟ آیا دیگران به دنبال منحرف کردن، بد جلوه دادن یا بی اثر کردن تلاش های ارتباطی تان هستند؟ |
| توصیه |
| جایگاه خود را بشناسید
از خود بپرسید که آیا فرد مناسبی برای فرستادن پیام هستید. آیا حرفتان آن قدر برش دارد که افراد را به انجام دادن کاری برانگیزاند؟ یا اینکه اگر مدیرتان یا شخص دیگری که به مخاطب مورد نظر نزدیک تر است پیام را بدهد احتمالا تاثیرگذارتر باشد؟ |
گزارش ها حاکی از آن اند در شرکت هایی که رهبری آنها برعهده افرادی توانمند در برقراری ارتباط است 47% سود بیشتر عاید سهام داران می شود.
| توصیه |
| با مخاطبتان به خوبی آشنا شوید
اتفاقا خیلی کم زحمت تر است اگر تصوری قالبی از مخاطب را در ذهنتان بسازید، به ویژه وقتی که وقت تنگ است و باید سریع مطالبتان را آماده کنید. اما باید مطمئن شوید که همه اطلاعات موجود را درباره مخاطبتان جمع آوری کرده اید، سپس زمانی که متن سخنرانی یا نوشته خود را آماده می کنید، در آن به ویژگی های مهم مخاطب اشاره کنید. |
چه کسانی پیام را دریا��ت خواهند کرد؟ نوع رابطه شما با آنها چیست؟ باید چه چیزهایی بدانند؟ میخواهید آنها چه اقدامی بکنند؟
شناخت مخاطبان
افرادی که می خواهید با آنها ارتباط برقرار کنید چه کسانی اند؟ درباره آنها چه می دانید؟ آنها درباره شما و موضوعتان چه می دانند؟ درباره آن موضوع چه حسی دارند؟ زمانی که دارید خود را برای برقراری ارتباط آماده می کنید، درباره افرادی که قرار است مخاطبتان باشند، چند سوال ساده بپرسید. وقتی که اطلاعات کافی درباره آنها به دست آورید، می توانید راه هایی را پیدا کنید تا به آنها انگیزه دهید که به شما گوش دهند.
توجه به قومیت
شاید ریشه های قومی مخاطبانتان ارزش دانستن داشته باشد، اما نباید خیلی هم به آن بها دهید. فایده اطلاعاتی از این دست شاید آگاهی به این است که چه مسائل و مواضعی مهم ترین دغدغه های اعضای فلان گروه قومی است. اما اشکالش در این است که اگر دیدگاه های همه اعضای یک گروه قومی را به پنداری قالبی تقلیل دهید، کاری نامعقول و غیرمنصفانه مرتکب شده اید. زمانی که خود را برای سخنرانی آماده می کنید، در میزان توجهتان به مسائل قومی و سبک های زبانی نباید دچار افراط و تفریط شوید.
پیشینه مخاطبان
زمانــی که مشغــول ارزیابــی مخاطبـان خـود هستید، سعـی کنید در پیشینه شخصی شان شباهت هایی را بیابید، مثلا: میانگین سنی شان چقدر است؟ احتمالا چه جور زندگی هایی داشته اند؟ ببینید که آیا آنها با مفاهیمی که قصد دارید درباره شان صحبت کنید آشنا هستند یا نه. سپس به سطح تحصیلی مخاطبان خود بیندیشید. این مسئله بر محتوای گفتار یا نوشتارتان، که شامل مضمون های اصلی و واژگان است، تاثیر مهمی دارد. باورها و گرایش های شخصی مخاطبانتان عامل مهم دیگری است که هنگام برنامه ریزی محتوای سخنرانی یا نوشته تان باید به آن توجه کنید. مخاطبانتان آزادی خواه اند یا محافظه کار؟ وابستگی سیاسی شان به کدام حزب و جناح است؟ آیا به طرز تفکر مذهبی یا اجتماعی خاصی تعصب دارند؟
| زیر ذره بین |
| ویژگی های جنسیتی
منظور از جنسیت، انتظارات اجتماعی و روانی، نقش ها و دیدگاه های مردان و زنان است. امروزه شواهد بسیاری نشان می دهند که جنسیت احتمالا در زمره کم فایده ترین اطلاعاتی است که می توان درباره مخاطب دانست. اما چرا؟ زیرا پژوهش های متعدد نشان داده اند که در پاسخ های مردان و زنان شاغل به طیف وسیعی از محرک ها تفاوت آماری معناداری وجود ندارد. قطعا دانستن اینکه مخاطبان شما منحصرا مرد یا زن اند ممکن است تا حدی رویکردتان را تغییر دهد اما غیرعاقلانه است اگر بخواهید فکر کنید که باید با مردها یک طور حرف بزنید و با زن ها طور دیگر. |
در یک هفته کاری متعارف، 37% از زمان هر مدیر اجرایی در جلسه و ارائه مطلب و ایراد سخنرانی صرف می شود.
منبع: کتاب ارتباطات حرفه ای انتشارات آریانا قلم
دوره های مجازی مرتبط با مهارت فردی در سایت هم آموز:
