1- فهرست کارهای خود را صبح می نویسید.
فهرست کارهای خود را شب قبل بنویسید. اینطوری مجبور نیستید انرژی صبح اول وقت خود را صرف برنامه ریزی کنید. نوشتن کارها قبل از خواب ، ذهنتان را آرام می کند (روانشناسان و روانپزشکان توصیه می کنند که برای جلوگیری از استرس و اضطراب این کار را انجام دهید) برنامه ریزی برای 24 ساعت آینده از ورود افکار مزاحم و ناخواسته که خواب شما را مختل می کند، جلوگیری می کند. (مثلا: فراموش نکنید که گزارش خود را تمام کنید ،یا فردا ساعت 3 جلسه دارید )
2- بیش از اندازه می نویسید.
براساس نظرسنجی انجام شده از 6500 متخصص در لینکدین، تنها 11 درصد اعلام کردند که می توانند تمام کارهایی که لیست کرده اند را تا پایان ساعات کاری انجام دهند. کاملا واضح است که آنها هر چیزی که به ذهنشان می رسد را بر روی کاغذ می آورند. اما در عوض، ما پیشنهاد می کنیم فقط 3 تا از مهم ترین کارهای خود را یادداشت کنید، کارهایی که باید هر طور شده در روز آینده انجام شود (مثل تمام کردن فایل ارائه و یا حتی زنگ زدن و تبریک گفتن تولد دوستانتان). وقتی که به یکباره گزینه های زیادی را مشاهده می کنید ممکن است که روحیه تان ضعیف شود و قبل از اینکه کاری را شروع کنید آن را رها کنید.
3- دسته بندی نمی کنید.
وقتی که سه کار اصلی و مهم خود را مشخص کردید، همه اهداف خود را در دو لیست دسته بندی کنید: اهداف بلند مدت و اهداف هفتگی و کوتاه مدت. در لیست اهداف بلند مدت خود کارهایی را بنویسید که می خواهید طی 3 الی 6 ماه انجام دهید این کار می تواند خریدن تلویزیون نو باشد و یا رنگ کردن کابینت های آشپزخانه باشد. در لیست هفتگی خود، اهداف بلند مدت را به وظایف کوچکتر و قابل اجرا تقسیم کنید مثل قیمت گرفتن تلویزیون های ال سی دی و یا انتخاب نمونه رنگ برای کابینت ها.
4- کار خود را به طور واضح و روشن نمی نویسید.
اگر اهدافتان مبهم و نامعلوم باشد ، خروجی کار شما نیز مبهم خواهد بود. 99% فهرست کارها (to-do-list) لیست ناقصی از مسائل و کارهای مبهم هستند. برای مثال اگر در لیست خود فقط بنویسید : “مادر” ،” بانک” و یا “دکتر” و کار خود را مشخص نکنید با یک لیست مبهم مواجه خواهید بود در نتیجه انجام دادن کار، را در ذهن خود ذخیره می کنید و به بعد موکول خواهید کرد. کارها را به طور واضح بنویسید مثلا به جای کلمه “بانک ” جمله “باز کردن حساب پس انداز در بانک” را بنویسید.
5- اولویت بندی نمی کنید.
انجام بعضی از کارهای داخل لیست ممکن است بیشتر از آنچه که انتظار می رود به طول بیانجامد. اگر با کاری که اولویت پایین تری دارد شروع کنید به احتمال زیاد نمی توانید کارهای مهم تر را به اتمام برسانید. سه تا از مهم ترین کارهای خود را به ترتیب او��ویت شماره بندی کنید و تمام هدفتان بر این باشد که اولین کار را صبح اول وقت قبل از اینکه ایمیل خود را چک نمایید انجام دهید. در ظاهر شاید نگاه کردن ایمیل ضرری نداشته باشد اما کاری جز وقت تلف کردن نیست. طبق نظرسنجی انجام شده کارمندان 2 ساعت در طول روز را صرف خواندن ایمیل ها و پاسخ دادن به آن ها می کنند.
6- انتظار حوادث غیرمنتظره را ندارید.
براساس نظر سنجی انجام شده در لینکدین، 89 درصد افراد به خاطر وقفه ها و حواس پرتی که پیش می آید نمی توانند کارهایی را که در لیست خود تعیین کرده اند به اتمام برسانند. از بعضی از این عوامل حواس پرتی می توان جلوگیری کرد (مثلاً وقتی که بر روی پروژه مهمی کار می کنید نوتیفیکیشن ایمیل خود را خاموش کنید.) اما گاهی بعضی از این عوامل غیر قابل اجتناب هستند. هر روز حداقل یک ساعت را برای کارهای غیرمنتظره در نظر بگیرید. در نظر گرفتن چنین زمانی برای حوادث غیر منتظره استرس شما را کاهش می دهد و حتی در روزهای آرام و بی دردسر زمان بیشتری برای انجام کارها خواهید داشت.
7- اهداف بزرگ خود را فراموش کرده اید.
اگر در اولویت بندی کارهای خود مشکل دارید درباره ی بزرگ ترین هدف خود فکر کنید. (مثلاً آیا دوست دارید ارتقاء شغلی بگیرید؟ پول خود را برای تعطیلات پس انداز کنید؟) اگر کارهای داخل لیست، شما را به آنچه که می خواهید نمی رساند (مثلا یک ساعت زمان گذاشتن برای آرایش که به دردتان هم نمی خورد) مجدد آنها را ارزیابی کنید و ببنید چرا آن ها را داخل لیست آورده اید. اهداف بزرگ تر و طولانی مدت خود را برای به طور واضح مشخص کنید تا بتوانید آن ها را با اهداف روزانه و هفتگی خود مقایسه کنید.
دوره های مجازی مرتبط با مهارت فردی در سایت هم آموز:
